Papierberge in den Stadtverwaltungen sollen bald ein Ende haben

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 Die Stadt Augsburg beginnt in diesen Tagen mit dem Testbetrieb für die elektronische Akte (E-Akte).
Die Stadt Augsburg beginnt in diesen Tagen mit dem Testbetrieb für die elektronische Akte (E-Akte). (Foto: Armin Weigel/dpa)

Es ist ein klassisches Bild des Behördenlebens vergangener Tage: Der Aktenbote schiebt seinen Wagen durch lange Flure und verteilt links und rechts in die Zimmer die Briefpost und die Kladden mit den Dokumenten. In manchen Häusern gibt es solche Papierlogistik bis heute, in wenigen Jahren soll damit aber Schluss sein. Praktisch alle Verwaltungen beschäftigen sich derzeit damit, den Schritt zum papierlosen Büro zu wagen – zumindest zum fast papierlosen. Die Akten sollen dann möglichst nur noch als Dokumente in den Dienstcomputern vorliegen.

Die Stadt Augsburg beginnt in diesen Tagen mit dem Testbetrieb für die elektronische Akte (E-Akte). Im kommenden Jahr sollen dann nach der Pilotphase alle Ämter die neue Software erhalten. „Die Umstellung auf ein elektronisches Aktensystem stellt eine große Veränderung im Arbeitsalltag der Mitarbeitenden dar“, sagt Augsburgs Digitalisierungs-Referent Frank Pintsch. Deswegen werde es umfangreiche Schulungsangebote für die Beschäftigten geben.

Vorläufig wird die Verwaltung allerdings noch nicht rein digital funktionieren. E- und Papierakten würden noch eine Weile nebeneinander genutzt, sagt Pintsch. Bei aktuellen Verfahren sollen vorhandene Papierdokumente gescannt und die Originale dann vernichtet werden. Bereits archivierte Altakten würden ebenfalls digitalisiert, wenn sie wichtig seien. „Die Priorität liegt aber auf der Umstellung neuer und laufender Vorgänge“, sagt der Referent.

Die Stadt Augsburg will durch diese Maßnahme Papier und letztlich auch Geld sparen. Eine konkrete Berechnung, was das ausmacht, gebe es noch nicht, erklärt Pintsch. „Der Papierverbrauch soll aber – auch mit Blick auf die Nachhaltigkeitsstrategie der Stadt – konsequent gesenkt werden.“

Die Landeshauptstadt ist noch nicht ganz so weit in der Einführung der „elektronischen Aktenführung“. Der Münchner Stadtrat hatte im Januar entschieden, dass die Verwaltung und die Kommunalunternehmen bis 2025 die Technik erhalten sollen. Die Stadt Nürnberg nutzt bereits seit Jahren in einigen Bereichen ein E-Akten-System, das in den weiteren Dienststellen ebenfalls eingeführt werden soll. München, Nürnberg und Augsburg hatten 2019 eine Kooperationsvereinbarung geschlossen, wonach die drei größten Städte des Landes bei dem Thema Digitalisierung generell zusammenarbeiten wollen.

Denn der Kontakt der Bürger zu den Kommunen soll künftig ebenfalls digitaler werden, der Behördengang soll dann viel seltener noch ein echter Gang sein müssen. Doch bisher stecken die Onlineangebote noch in den Kinderschuhen. Dabei drängt die Zeit, ein Bundesgesetz schreibt vor, dass bis 2022 Verwaltungsleistungen „auch digital“ angeboten werden sollen.

Der Freistaat will in diesem Bereich einmal mehr der Musterschüler sein und die Vorgaben des sogenannten Onlinezugangsgesetzes noch schneller umsetzen. Die wichtigsten Verwaltungsleistungen sollen bereits bis Ende 2020 zur Verfügung stehen, erklärt ein Sprecher des bayerischen Digitalministeriums in München. „In Kürze starten Pilotprojekte mit ausgewählten Kommunen zum digitalen Wohngeldantrag und digitalen Bauantrag“, erläutert er.

Im Hinblick auf die neuen Vorgaben gibt es seit einem Jahr im Freistaat in jedem der sieben Bezirke einen Pilot-Landkreis, der bestimmte Online-Behördenleistungen anbietet. Dabei geht es auch darum, eine gewisse Nutzerfreundlichkeit der Angebote zu testen. Das Ministerium sieht die Erfahrungen mit dem Pilotprojekt als „durchweg positiv“ an. Das Projekt soll daher fortgesetzt werden.

Doch Digitalfans dürften von dem Testbetrieb der Kreise Aschaffenburg, Bad Tölz-Wolfratshausen, Cham, Fürth, Kulmbach, Neu-Ulm und Passau wohl eher ernüchtert sein — nicht nur, weil das Angebot oft noch recht überschaubar ist. Denn wer auf die Internetseiten der Kreisbehörden geht, muss mitunter eine Weile suchen, ehe er das virtuelle Amt tatsächlich entdeckt hat. Dann kann es sogar sein, dass die Bürger beim Weiterklicken auf leeren Seiten landen oder rätselhafte Fehlermeldungen wie „Der Onlineservice steht nicht zur Verfügung (Status 30)“ präsentiert bekommen.

Ausgerechnet eines der Musterbeispiele für Online-Dienstleistungen, die Zulassung von Kraftfahrzeugen, war zuletzt in Bayern gänzlich ausgefallen. „Wegen einer Störung im Bayerischen Behördennetz sind momentan die Zulassungsvorgänge in Bayern nicht durchführbar“, erfuhren die Nutzer des landesweiten Bürgerserviceportals. „Alle anderen Bundesländer sind davon nicht betroffen.“ Nach Angaben des Ministeriums ist der Service „vermutlich durch eine deutlich erhöhte Zahl von Anfragen“ zusammengebrochen. „Experten aus den Rechenzentren und Partnerunternehmen arbeiten mit Hochdruck an der Problemanalyse.“

Selbst wenn es ein Online-Angebot gibt, ist dadurch noch lange nicht gesagt, dass der Bürger alles von daheim aus regeln kann. So kann beim Fürther Landratsamt elektronisch abgefragt werden, ob ein beantragter Führerschein bereits ausgestellt wurde. Wenn die Antwort positiv ist, muss der Antragsteller sich dann aber trotzdem auf den Weg zur Amtsstube machen, um die Fahrerlaubnis tatsächlich zu erhalten.

Das Digitalministerium verweist darauf, dass im Fall des Führerscheins grundsätzlich auch ein Direktversand durch die Bundesdruckerei in Frage komme. Doch einige Behördendienstleistungen im Bereich von Ausweisen oder des Ausländerrechts könnten nach derzeitiger Lage nicht vollständig digitalisiert werden. Die Konsequenz daraus: „Eine zwingende persönliche Vorsprache ist weiterhin erforderlich.“

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