Die Stadt Tettnang will immer digitaler werden

Dass Digitalisierung mehr ist als einfach nur eine neue Ausstattung, das hat Fanny Frohberg den Tettnanger Gemeinderäten in ihrer letzten Sitzung klargemacht. Sie ist Beauftragte für Digitalisierung bei der Stadt und zog zum Bilanz, zum anderen blickte sie auch voraus.

Sie sprach dabei von einem „Kulturwandel“, bei dem die Ausrichtung stärker von innen nach außen gehen müsse, und wo Prozesse einfacher und schneller werden müssten. Digital statt Papier schaffe auch mehr Zeit für die Mitarbeiter.

Früher: Papier, Bild aufkleben, unterschreiben, einscannen

An zwei Beispielen zeigte Frohberg das recht anschaulich. Zum einen gibt es jetzt Unterschriften–Pads im Bürgerservice. Der Prozess vorher laut Frohberg beim Personalausweis: Der Mitarbeiter druckte das Formular aus, klebte das Bild auf. Dann kam die Unterschrift aufs Blatt, das dann wiederum eingescannt wurde.

Heute, so Frohberg, „läuft alles digital. Auch die Bilder können wir von Fotografien verschlüsselt in digitalre Form erhalten“. Der Umweg über Ausdrucke sei demzufolge nicht mehr notwendig.

Beim Bauhof werden keine Pläne mehr abgetippt

Als zweites Beispiel brachte sie den Bauhof. Dort erfassen die Mitarbeiter dei Aufträge mittlerweile mit dem Tablet. Bei der Rückkehr werden die Daten übertragen und laden automatisch im System. Vorher mussten die Mitarbeiter alles auf Papier dokumentieren.

Eine Mitarbeiterin sei dort damit beschäftigt gewesen, alles einzutippen. Dabei seien dann wegen der Arbeitslast wiederum andere Arbeiten liegengeblieben. Da dieser Zusatzschritt entfalle, gebe es diese Kapazitäten jetzt endlich.

Was vor der Digitalisierung passieren muss

Weitere Leistungen wie das virtuelle Bauamt, der hybride Postausgang, das digitale Bewerbermanagement oder das Dokumentenmanagementsystem seien entweder schon im Aufbau oder steckten zumindest schon in den Kinderschuhen.

Ziel sei es, „schlechte analoge Prozesse in gute digitale Prozesse“ umzuwandeln. Hierfür müsse man sich alles genau anschauen, die Mitarbeiter auch richtig mitnehmen und überlegen, welche Auswirkungen das auf die Struktur habe. Frohberg nannte das Motto: „Erst organisieren, dann digitalisieren.“

Kein Standard für alle Kommunen

Lob gab es von Gerhard Brugger (FDP) und Hermann König (SPD). Und die Nachfrage von Peter Brauchle, ob es denn standardisierte Abläufe und Vorgaben für Kommunen gebe, oder ob die alles „selber erfinden“ müssten. Laut Frohberg ist Letzteres der Fall: „Jede Verwaltung hat ihre eigenen Abläufe.“

Daniel Funke (CDU) stieß sich noch an der Formulierung im Beschlussvorschlag: „Der Gemeinderat nimmt zustimmend Kenntnis vom Sachstandsbericht.“ Auch bei anderen Kenntnisnahmen werde ja keine Zustimmung ausgeprochen. Dem folgte der Beigeordnete Gerd Schwarz — und kündigte an, dass das Gremium immer wieder informert werden solle.