Wie werde ich...? Empfangskraft

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Deutsche Presse-Agentur

Eine „Perle am Empfang (m/w)“ wurde gesucht - und mehr als 200 Stellensuchende fühlten sich angesprochen. In der Regel kaufmännisch ausgebildete Frauen, aber auch ein paar Männer, wie Dieter Debusmann betont.

Der Personalberater aus Wentorf bei Hamburg hatte die Stellenanzeige für eine Steuerprüferkanzlei aufgegeben und die „etwas altmodische“ Funktionsbezeichnung sehr bewusst gewählt: „Wir wollten uns von den kühlen Hightech-Formulierungen absetzen und gleichzeitig unseren Anspruch deutlich machen: Es geht um die Visitenkarte des Unternehmens.“

Breit ist die Palette der Begrifflichkeiten, die den Arbeitsplatz ganz vorne im Büro umschreiben. Neben Anglizismen wie „Front Office Manager“ oder „Facilities Assistant“ stehen deutschsprachige Titel wie Empfangskraft, hinter vorgehaltener Hand auch mal Vorzimmerdrachen genannt. Für Verwirrung sorgt die Bezeichnung Empfangssekretär. Dabei handelt es sich um einen früheren Ausbildungsberuf in der DDR: Die Sekretäre empfingen und betreuten die Gäste in Hotels und Gaststätten.

„Der Titel ist egal“, meint Helmut Winter, Geschäftsführer der Office Management GmbH in Bremen. „Es kommt darauf an, was der Empfangsmitarbeiter am Ende in der Lohntüte hat.“ Die Bezahlung mache deutlich, ob es sich um rein repräsentative Funktionen oder auch administrative Aufgabenstellungen handelt. Was die Vermischung mit dem Vorzimmer betrifft, ist der Betreiber des Karriere-Portals sekretaerin.de allerdings skeptisch: „Eine Chefsekretärin wird nicht am Empfang sitzen wollen, die managt das Büro.“

Genau diese Kombination aus Chefsekretariat und Repräsentation suchte Berater Debusmann aber: „Gerade in kleineren Betrieben kommt am Empfang alles zusammen: Telefonanrufe, Terminplanung und der erste direkte Kontakt zum Kunden.“ Das verlange Pfiff, Mitdenken und Eigeninitiative, wie auch im Anzeigenbegleittext nachzulesen war. Dabei sei die Kanzlei mit insgesamt 16 Mitarbeitern kein Ausnahmefall: „Die Suche nach versierten Empfangsmitarbeitern gehört zu den Top Ten aller Aufträge.“ Die Geschäftspartner hätten gemerkt, dass sie mit wechselndem Personal aus der Zeitarbeit nicht weiter kommen. „Die Kunden verlangen nach Stabilität am Telefon und im persönlichen Kontakt.“

„Ich bin die erste Anlaufstelle für Anrufe, Mails, Post und gelegentlich auch Besucher“, sagt Stephanie Waligura. Die „Front Office Managerin“ vertritt den Berufsverband Sekretariat und Büromanagement bSb in Bremen nach innen und außen. Vor ihrer Mutterschaft war die ausgebildete Rechtsanwalts- und Notargehilfin im Bundesverband als Projektleiterin für die Aus- und Weiterbildung tätig.

Im Vergleich dazu sei ihre neue Aufgabe umfangreicher und mindestens ebenso anspruchsvoll: „Ich bin die Allroundkraft, muss von allem ein wenig wissen und auch mit Problemfällen am Telefon fertig werden.“ Ein idealer Job für eine junge Mutter, meint Waligura: „Wenn ich hier mittags rausgehe, habe ich eine Menge abgearbeitet und den Kopf frei für mein Kind. In meinem früheren Job konnte ich viel schlechter abschalten.“

Als eine Chance für Wiedereinsteigerinnen nach der Familienphase sieht auch Ingrid Kohn aus Erbach bei Ulm den Job am Empfang. Allerdings wird aus Sicht der Trainerin für Büro und Kommunikation der Beruf immer noch unterschätzt: Die Empfangsmitarbeiter prägten den ersten Eindruck von der Firma. Das gelte sowohl für die Kollegen, die morgens ins Büro kommen, als auch für alle Kunden: „Strahlende Augen, direkter Blickkontakt und das Lächeln am Telefon bleiben dauerhaft positiv in der Erinnerung. Aber so simple Dinge werden immer noch vernachlässigt.“

Dabei müsse die Dame oder der Herr am Empfang keinesfalls ein Model sein, meint Kohn: „Gute Umgangsformen, erstklassiges Auftreten und ein gepflegtes Äußeres sind wichtiger als Aussehen.“ Allerdings suche man männliche Mitarbeiter auf diesem Posten meist vergeblich: „Die Bezahlung ist schlecht. Dazu gibt sich kaum ein Mann her.“

Bundesverband Sekretariat und Büromanagement: www.bsb-office.de

Porträt für Sekretärinnen und Assistentinnen: www.sekretaria.de

Ostdeutsche Empfangskräfte verdienen rund 26 000 Euro im Jahr. In westdeutschen Ballungsgebieten sei der Jahresverdienst um 10 000 Euro höher, sagt Christian Näser, Mitglied der Geschäftsleitung der Kienbaum Management Consultants GmbH in Gummersbach. Damit verdient eine Empfangskraft in Ostdeutschland nur gut halb so viel wie eine Chefsekretärin, wie in der Kienbaum-Studie zur Vergütung von Sekretariats- und Bürokräften nachzulesen ist.

Die am besten bezahlte Vorstandssekretärin bezieht immer noch 30 000 Euro mehr Jahresgehalt als die westdeutsche Mitarbeiterin am Empfang. Dennoch sei die Wertschätzung der Empfangsmitarbeiter gestiegen, sagt Näser: „Sprachkenntnisse und die Visitenkartenfunktion werden wichtiger.“ Auch dadurch werde der Beruf noch weiter aufgewertet.

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