Amtsgericht Aalen kämpft immer noch mit der Umstellung der Notariatsreform

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Verwaltungsleiter Detlev Jakubec, Amtsgerichtsdirektor Martin Reuff und Notar Markus Katzenmaier (von links) auf der mit Karton
Verwaltungsleiter Detlev Jakubec, Amtsgerichtsdirektor Martin Reuff und Notar Markus Katzenmaier (von links) auf der mit Karton verkleideten Treppe im Amtsgericht Aalen. Dort ist immer noch Baustelle. (Foto: Fotos: Eva-Marie Mihai)
Redakteurin/DigitAalen

Der Eingang des Amtsgerichts nimmt derzeit nicht eben einladende Züge an. Ein großer Karton versperrt die Sicht in das Empfangszimmer und befiehlt dem Besucher mit Ausrufezeichen die Wand nicht zu berühren. Handwerker arbeiten in den alten Stockwerken und das komplette Treppenhaus ist mit Karton verkleidet.

Wo früher das Arbeitsgericht war, teilen sich heute zwei Notare und eine Rechtspflegerin in Teilzeit die Räume. Außerdem gibt es ein Büro mit 5 besetzten Stellen, das Nachlasssachen betreut. Auf der Homepage bittet die Abteilung um Verständnis, dass es in Aalen derzeit längere Wartezeiten gibt. In Einzelfällen könne das auch mal ein dreiviertel Jahr dauern.

Das Problem: Mit der Notariatsreform, die zum 1. Januar umgesetzt werden sollte, wurden sieben Stellen in Aalen, Unterkochen, Wasseralfingen und Abtsgmünd geschlossen, die im Amtsgericht Aalen in einer neuen Einheit vereint werden sollten. Zum einen waren aber die Räume zu der Zeit noch gar nicht frei, weil da noch das Arbeitsgericht in den Büros war. Die Notare des Amtsgerichts mussten am Marktplatz interimsweise zwischenziehen, berichtet Verwaltungsleiter Detlev Jakubec. Bei den Umzugsarbeiten sei sicherlich auch einiges durcheinander gekommen. Zum anderen hatte jeder der Notare seine Eigenheiten bei der Aktenverwaltung, berichtet Amtsgerichtsdirektor Martin Reuff.

Mühseliges Wühlen durch Karteikarten und Bücher

Das Land gibt keine Daten weiter – sprich: Jede Akte muss neu erfasst werden. Das bedeutet für die Notare im Amtsgericht, dass sie umständlich mit Exceltabellen Akten suchen und registrieren müssen. Im Nachlassbereich ist das noch schlimmer als im Betreuungsbereich, teilweise sind die Akten uralt und wurden von den früheren Notaren einfach nicht aussortiert. Wer einen Vertrag aus dem Jahr 1960 sucht, findet den in keinem PC, sagt Notar Katzenmaier. Heißt: Mühseliges Wühlen durch Karteikarten und Bücher, die mit ihren Eigenheiten ein Labyrinth für jeden Leser darstellen. „Wenn man nicht weiß, wie das gemacht wurde, findet man gar nichts.“

Im Betreuungsbereich rollte auf das Amtsgericht mit der Reform eine Lawine von etwa 900 Akten zu – von denen mittlerweile zwei Drittel schon erfasst seien, sagt Katzenmaier. Insgesamt hat die Betreuungsstelle 2,9 Arbeitskräfte zugeteilt und ist nach den Angaben laut Planung voll besetzt. „Ob die Berechnungen stimmen, sehen wir dann, wenn der tatsächliche Geschäftsanfall ansteht“, sagt Reuff. Wer ein Anliegen im Betreuungsbereich hat, bekommt normalerweise innerhalb von zwei Wochen Antwort, sagt Katzenmaier. „Das sind keine längeren Wartezeiten als vor der Reform.“

Anders sieht es aus im Nachlass-Bereich. „Die Erfassung der Akten ist hier noch umfangreicher.“ Wie lange es dauert, bis tatsächlich alle alten Akten erfasst sind, kann keiner sagen. Zwar habe das Oberlandesgericht schon mit einer halben Stelle reagiert, sodass es jetzt 5 statt 4,5 Stellen im Nachlass-Bereich gebe. Die Stelle ist aber vorerst bis September befristet. „Es dauert wohl noch Monate, bis es so läuft, wie man es gerne möchte“, sagt Reuff. „Wir bemühen uns, dass wir so schnell wie möglich antworten können.“ Aber man könne nicht erwarten, dass zwei Tage nach einem Todesfall eine Antwort vorliege. Wenn etwas dringend sei, könne man im Drei-Wochen-Rhythmus nachfragen.

Alternativ gebe es noch die freien Notare, die auch für Erbscheinanträge oder Ausschlagungen zuständig sind. Bei denen kommen aber noch 19 Prozent Mehrwertsteuer dazu. „Entweder teurer und schneller bei den freien Notaren oder langsamer und billiger bei uns“, sagt Katzenmaier.

Handwerker zu finden, ist derzeit schwierig

Auch bei den Bauarbeiten dauert es noch etwas länger als geplant: Eigentlich hätten die Arbeiten Ende April fertig gestellt sein sollen, erklärt Amtsgerichtsdirektor Martin Reuff. Allerdings sei es derzeit schwierig Handwerker zu finden – an dem Gebäude seien viele Kleinigkeiten zu erledigen gewesen. Der Brandschutz in dem mehr als 150 Jahre alten Gebäude war praktisch nicht vorhanden, außerdem wurde in die Gebäudesicherheit investiert. Im Erdgeschoss wurden neue Fenster eingesetzt, durchschuss- und einbruchsicher. Dann wurden im Zuge der elektronischen Akte, die eigentlich 2019 in Aalen ankommen soll, etliche Kabel verlegt und zu guter Letzt wurden die Zimmer allgemein renoviert. Das denkmalgeschützte Nebengebäude in der Stuttgarter Straße 7 ist als nächstes dran und soll von Juni bis September renoviert werden. Während der Umbauphase seien Sitzungen dahin verlegt worden.

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